使用HappyFox工作流程自动化批准流程:快速步行

什么是批准管理?

批准管理是指在适当的团队授权和批准之前获取项目,过程或发票所需的工作流程。标准化批准工作流程有助于稳定组织的内部工作流程,节省宝贵的时间和金钱。

批准管理的好处

从管理人员或利益相关者引出批准许多好处:

  1. 路径校正:在批准期间给出的反馈可能有助于验证项目或进程是否朝着正确的方向前进。通过获得定期批准,您的整个团队可能对活动的日常进度充满信心。批准,在适当的时间给出了确定明确目标并减少误解。
  2. 解决观点冲突S:在项目期间通常,不同的人可能带来不同的观点。从相关利益攸关方获得批准将为该项目带来更多的清晰度和共识。
  3. 组织透明度:特别是在大型项目中,来自多个利益相关者的监督可能是企业流程/文件的强制性。这些情况需要更大的批准者和团队的其他透明度水平。一些更高级别的高管可能会进行审计并审查某些文件/流程本身,使批准成为一种简单的方法来验证想法。
  4. 优质控制:通过建立强有力的批准工作流程,满足您组织的所有可交付成果。在送到客户端或最终用户之前,每个输出必须通过某些质量检查。这导致卓越的质量控制,尽可能确保在履行期间满足所有期望。

从船上文件管理到发票批准,越来越需要在现代团队中的批准管理工作流程。电子邮件和电子表格等旧学校批准管理系统是费力和缓慢的。这些笨重和老式的工作流管理工具介绍了不需要的瓶颈并减慢其他组织流程。

出于这些原因,组织被迫调查现代替代方案,以便在管理工作流程中提供更大的透明度,生产力和效率。

为什么您需要考虑自动化现有的批准工作流程?

考虑到您目前的批准工作流程,有一些原因是为什么自动化您的批准工作流程可以提高您的整体生产力:

  1. 节省宝贵的时间:传统方法可能导致批准无限期地延迟导致无效时间支出和缺乏服务升级。创建自动批准工作流程后,您可以轻松编辑现有批准工作流程,而不是定义新的工作流程。
  2. 提高安全性和遵守情况:通过自动批准工作流程,每个单一批准工作流程接触点处存在审计跟踪可确保顶部缺口安全性并防止不需要的信息丢失。
  3. 标准化流程:适当通知系统的存在将有助于减少桌面上滑动的关键批准。当工作流程是自动化时,现在遵守审批过程的不同级别和遵守截止日期的跟踪。
  4. 体验更高的知名度:由于基于角色的许可制度,可以提高团队成员之间的提高级别透明度。提供对竞争的批准物品的访问是可能的。

工作流自动化软件和业务流程管理(BPM)工具如高兴的工作流程让您轻松管理和自动化您的批准,以满足您的业务需求。创建批准是闪电快速,路由批准到管理人员是透明的,审计跟踪确保了所有单一的批准步骤都被跟踪和记录。过程自动化规则有助于在需要触发批准时定义允许您节省时间和人为干预。

使用HappyFox工作流自动化软件构建您自己的批准工作流程

HappyFox Workflows直观UI让您创建批准并随着业务情况的变化进行修改。具有基于角色的访问,您可以控制谁可以访问哪些数据。简而言之,您可以定义自己的复杂批准工作流程,而无需编写单一代码!

第1步:创建HappyFox工作流程的新工作流程

第一步是创建一个新的工作流程。HappyFox工作流程可以在配置批准阶段时收听带有动态字段的自动填充数据,表和电子邮件通知内容的Webhook。

第2步:指定批准工作流程条件

利用高兴精力强大的业务规则套件的力量 -聪明的规则- 为您的批准工作流提供复杂的条件逻辑。可以使用“和”和“或”逻辑的多个条件。这些状况定义批准管理工作流程应该自动触发,以便有很少的手动干预!

第3步:设置批准操作和层次结构

使用HappyFox工作流程,您可以创建一个简单的单一批准系统,只涉及您的管理员,或者您可以在组织中包含不同部门的多个批准的多个层次结构。您甚至可以混合和匹配帮助台票务操作以及增强粒度控制的批准。

批准层次结构和嵌套

第4步:指定验证,配置批准电子邮件模板并设置批准性质

下一步是添加将批准或拒绝批准请求的业务用户的电子邮件。您可以修改电子邮件的主题和内容甚至使用“动态占位符”包含从票证中获取的上下文数据。您可以单独为您在HappyFox工作流中配置的不同批准工作流配置此信息,您可以创建的批准阶段数量没有限制!

第5步:运行,检查和改进!

一旦您设置了高速度的工作流程,您就可以立即在行动中看到它!单击“保存和测试”以启动示例工作流程。您可以随时返回并编辑工作流以修改任何工作流程步骤。您还可以从HappyFox帮助台实时触发工作流程,以获得ad-hoc批准。每个工作流程运行都记录在更新日志中,可以轻松监视内部审核。

底线

自动批准管理软件将很容易地适应您的任何组织的日常活动。通过适当,自动审批管理系统,您可以通过仔细管理批准流程的每一个阶段来显着提高团队的生产力和输出。

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