BPM实施:一个完整的清单

毫无麻烦的业务流程管理是严格映射和优化工作流的结果。但要使业务流程管理发挥作用,您需要完美地实施它。快速启动实施过程可能会导致性能不达标或总体混乱。

不要让仓促或不充分的研究损害了工作效率业务流程管理的好处.遵循BPM实现的尝试和测试的10步检查表。

1.确定利益相关者的需求

在选择BPM软件或平台之前,您需要让每一个涉众都参与进来,以获得他们独特的输入。但是,与其让他们参与测试阶段,不如让他们参与讨论软件的选择。这确保了高采用率和用户需求的一致性。业务流程管理系统有两个重要的涉众。知道如何运行软件的技术专家和知道如何运行过程的功能所有者。此时让他们参与进来,以理解他们的痛点和业务需求。

2.选择软件

您的流程框架将与您选择的平台一样有效。BPM市场充斥着难以区分的自动化和流程映射解决方案。有些是专门为可视化工作流构建而设计的,而有些是为更好的文档和数据管理而设计的。您需要一个组织中的每个人都能充分利用的解决方案,最好是将所有的BPM解决方案中的必备功能. 每次出现问题或流程变更时,致电技术顾问既昂贵又耗时。确保您获得了一个可视化的可构建、低代码且易于使用的解决方案,以便内部业务用户可以在没有外部帮助的情况下管理其流程。

3.试运行软件

测试运行所选软件以了解其功能。开始自动化简单流程,如文档审批,如果失败,您可以轻松控制这些流程。不要将解决方案应用于所有流程,也不要在测试阶段自动化复杂的过程。在您开始跨关键流程实施BPM工具之前,您的团队应该习惯于使用BPM工具。一旦您的团队掌握了控制权,您就可以跨所有组织流程扩展或扩展解决方案。密切监视测试运行,并根据您的业务需要微调解决方案。

4.分配过程所有者

将BPM解决方案引入组织时,您应该确定流程所有者以分配实施和管理职责。业务流程管理是一个多所有者环境,其中每个用户都是成功完成流程的关键。当你没有向用户指出正确的方向时,就会不断地用脚趾和手指指指点点。有些进程甚至无人值守,导致资源浪费。让流程负责人负责整个业务流程,让任务负责人负责单个任务。当每个人都知道自己的角色时,他们就可以使业务流程管理顺利运行。

5.设定目标和关键成果

您对业务流程管理的期望是什么?如果您没有与BPM实现相关联的明确的组织目标,那么您只是在无方向的企业中浪费时间。即使您设法实现了日常的流程效率,您也没有朝着最终的业务目标前进,如节约成本或流程稳定。列出这些目标,并将其分解成更小的目标。有些工作流程旨在减少干预,而有些则专注于缩短流程时间和成本。不同的过程有不同的结果,但有共同的目标。

6.工作流原型

概述您理想的工作流程应该是什么样的。概述工作流中的活动集、要遵循的业务规则、要涉及的流程所有者以及要实现的理想结果。在您在工作流引擎中建模之前,绘制一个工作流的可视化表示。这种流程建模可以帮助您对业务流程进行流线化和航向校正。在这个步骤中,您将布局需要自动化的流程。尽可能使过程数字化,以避免手工过程管理的斗争。作为一个经验法则,工作流应该采取最短的路径来充分实现自动化过程管理的好处。您还应该制定例外规则,以便在发生偏差时轻松进行变更管理。

7.试点工作流程

在不停止或干扰正在进行的工作流的情况下,对创建的工作流进行试点,以了解BPM的影响。检查实际的处理时间、数据负载公差和输出质量,以及它们是否超过手工获得的输出。在此阶段清除任何错误或低效,以避免它们渗入关键业务流程。扩展工作流程BPM生命周期一旦您的团队能够更好地控制该工具及其影响。

8.采用现有的解决方案

一些传统的BPM解决方案需要对现有的流程基础架构和平台进行彻底检修。这些都是您想要远离的解决方案。随着数字转型和SaaS友好自动化工具的出现,今天的业务流程方法论被设计为与您现有的基础架构共存。在选择BPM系统时,与CRM和API的灵活性和兼容性是要考虑的一个关键特征。灵活的BPM系统可帮助您将原始流程转换为高效的工作流,并扩展现有平台的功能,而不是替换它们。

9培训流程负责人

业务流程管理支持并最大化流程所有者的努力。它们不会从方程式中删除。他们仍然积极参与流程生命周期的每个阶段,但与以前不同的是,他们只在必要时参与。对他们进行培训,了解他们在流程中的位置以及如何充分利用该工具,可以简化入职流程并加快用户采用。

10量度和即兴创作

到目前为止,您不知道自动化是否对您的最终业务流程有益。你也不知道新的工作流是否已经完美优化,或者是否还有改进的空间。流程优化是对流程进行持续监控和测量的结果。随着时间的推移,它们会变得更好。你能做的是,用数据驱动的洞察力和相关的KPI指标加速优化。业务流程管理软件具有广泛的报告和分析功能,可以为业务流程改进提供实时的洞察。

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BPM和它的实现一样有效

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