审批程序是每个组织的主要内容。从发票到采购订单再到费用报告，公司每天都要处理大量文件的审批流程。公司越来越倾向于自动化这些流程，因为采用更好、最优的审批系统所涉及的任何成本都被人工流程所涉及的错误和低效率的可能性所抵消。
但决定转到批准自动化这只是第一步。由于用户采用、业务复杂性和可配置性等因素，切换到自动化可能具有挑战性并充满摩擦。以下是你在自动化审批流程时可能会遇到的一些障碍，以及如何克服它们。
自动化审批流程的障碍和解决方案
1.现有方法的惯性
尽管从长远来看，自动化消除了手工工作并节省了时间，但让您的团队采用并积极部署自动化工具对您来说可能是一个挑战。在使用了现有的审批方法(如特别的电子邮件通知或电话)后，您的团队将习惯于自己的做事方式。你必须克服传统工作方式的阻力。
采用直观的自动化工具并鼓励对代理进行培训，可以帮助解决与用户采用相关的问题。如果它提供了无缝的用户体验，那么您的团队更有可能更快地开始使用该工具。通过频繁的培训练习，鼓励他们使用该工具，配置简单的场景，如文档批准，并为他们每天执行的注销任务生成报告。与其采用自动化作为一个全新的复杂系统，他们可以从监视待审批状态、基于审批级别自动路由新项目、收集excel或word文档上的签名以及研究审计跟踪等任务开始。基本上，关键是从基本的任务开始，并将它们作为扩展的构建块。
2.现有业务规则的复杂性
决策并不是由是或否决定的。它通常是一个复杂的活动，可能受到多个参数的影响，如审批人的数量、业务上下文、审批级别、业务规则等等。将这些逻辑全部或组合建模为一个基于规则的复选框可能需要比您想象的更多的时间和理解。
许多公司发现，除了简单、重复的日常任务之外，很难利用自动化的潜力，这将使您的团队别无选择，只能自己做复杂而独特的用例。这违背了自动化的目的，因为无论简单还是复杂，自动化都应该处理不需要人类专业知识的任务，这样你的员工就可以把时间集中在创造和增值任务上。在为您的业务采用自动化工具之前进行研究，并与团队管理员讨论，他们可以从功能角度带来有价值的见解。HappyFox Workflows提供了一个包含所有内容的演示，您可以在其中检查您的业务流程与自动化平台的兼容性。
3.可配置性和平台问题
目前可用的大多数自动化工具需要更高的学习曲线来吸收您的业务流程并使其自动化。由于涉及多个场景和利益相关者，您可能很难将组织决策过程转换到平台上。您需要找到一种灵活的工具，可以根据您的业务场景进行定制。
了解您的业务，最重要的是，检查您的流程的总体效率，以便当您将它们自动化时，您可以从您的努力中获得最大的价值。即使您实现了智能规则和模板，单个流程中的任何缺陷和低效率也只会在自动化过程中成倍增加。任何长期的业务增长都以分析为核心，因此跟踪您的自动化收益商业智能和报告消除瓶颈，简化审批工作。
然而，自动化是一次性的配置，只需要在您进行组织范围的过程更改时进行升级和重新评估。的审批自动化的好处不仅会让最初的挑战变得有价值，而且还会让您的流程总体上更有效率。
解决方案和收获
灵活性和可配置性随着时间的推移，决策过程必然会发生变化。HappyFox工作流的审批管理功能确保您能够在平台上无缝地建模您的流程。无论是单级审批还是多级审批请求，都可以连续配置和更新影响流程的步骤序列和参数。
统一你的3p——人、过程和平台:任何审批工作流程都涉及一组涉众(人员)、业务规则和一系列步骤(流程)，以及反映在一个或多个系统(平台)中的数据。通过内置集成，HappyFox工作流毫不费力地将所有元素联系在一起，并确保组织的有效性。
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