业务流程管理生命周期中的5个步骤

组织应该什么时候开始映射和简化他们的业务流程?从第一天开始,如果他们想避免次优的后果业务流程管理以及最终的失败。

什么是BPM?

业务流程管理(BPM)是公司用于设计、建模、执行、监视和优化标准业务流程的系统方法。BPM与项目管理不同,项目管理侧重于一次性和唯一的流程,而任务管理则侧重于每个流程中的单个任务。

如果没有精心安排的流程,企业就会对潜在的中断做好准备,并基本上为自己的失败做好准备。为了解决这个问题,公司需要认识到流程失败的影响,并采用涉及实现业务流程管理的关键步骤。

BPM生命周期步骤

1.设计

当你开始的时候,你有更少的涉众和流程。您会发现布置业务流程并每天执行它们很容易。但是当您扩展时,您的流程开始落入可预测的模式。您的团队不再能够管理现在到处都是、随时可能崩溃的流程。将人力集中在这种庞大而单调的流程上可能会导致错误。

业务流程管理允许您将流程分解为更小的独立任务,并将每个任务分配给各自的涉众。在每个阶段收集数据并在流程生命周期中扩展数据的能力使BPM成为管理流程的一体化解决方案。它帮助您在遵守业务规则的同时完美地运行流程。

业务流程管理软件还可以消除在进行流程更改或添加新流程时引起的任何中断。组织具有不断变化的业务流程。增加新员工,购买新工具,对人工智能主导的流程增强的需求增加,某些旧流程变得过时。业务流程设计帮助您识别和建模这些流程,以便无缝地适应当前的业务框架。

2.模型

您需要以数字格式表示流程,以便团队可视化工作流序列,并使工作流引擎理解您的指令。你不能在纸和笔上运行一个过程。你需要将其数字化以便使其在系统中流动并执行或自动化。

BPM建模或流程建模也可以定义为描述流程中的步骤的图形说明。为了使流程框架更有效,您需要对当前的情况和您希望的情况有一个比较的理解。BPM建模可以帮助您更深入地了解流程管道。

3.执行

一旦您为易于使用而映射和说明了您的流程,您就需要执行它们。但是您还不知道您的工作流是否没有错误。在正式上线之前,您需要在测试环境中或由一小群用户运行它们。BPM工具如何知道如何执行流程?它应该从CRM中获取什么数据?您需要为工具设置预定义的业务规则。该工具执行流程完成之前、期间和之后发生的所有规则。

文件批准、入职、资产管理、费用报告、采购订单,都是组织必须执行的常见流程。这些流程中涉及的大多数操作根本不需要人工干预,比如将审批任务从一个涉众转移到另一个涉众。然而,您的团队必须这样做,如果您没有一个有效的系统来将操作与总体业务结果相一致,那么您将面临流程遵从性的风险。BPM软件为您做到了这一点,除了为进一步优化您的流程提供有效的工作流自动化机会之外。

4.监控

为了实现持续的流程遵从性,您需要始终监视流程。当您实时监视和审查流程时,您可以防止潜在的瓶颈并发现改进机会。业务流程监视是BPM生命周期中的一个重要步骤,因为它的好处不仅仅是成功地预防问题。组织依赖于跨职能的大量流程来平稳运行。您不能设置并忘记该过程。BPM监视确保您的整个流程框架了解每天、每分钟发生的事情,并将其准确地转换为最终业务流程。

BPM解决方案基本上是扫描您的文档和任务,根据重要的KPI指标来衡量它们的有效性。你无法改善你无法衡量的东西。业务流程监视帮助您获得具体的见解,以定量和定性地充实您的流程。

5.优化

有了适当的监控系统,您就可以推动操作朝着优化和流程改进方向发展。业务流程优化是指使用重要的度量和测量来重新审视和优化现有流程。当您成功地优化您的流程时,您将最大限度地减少浪费的精力,提高输出质量,满足流程遵从性,减少执行时间,并消除流程中的任何摩擦。

孤立的流程永远无法实现组织目标,因为它们陷入了日常问题的恶性循环。BPM优化通过不断的改进工作,帮助您加强单个流程与总体业务目标的一致性。流程本质上是一组排列在一起以产生结果的活动。通过一次一步地全面优化您的业务活动,您将更好地控制临时事故和低效率。优化通常在许多业务流程自动化和流程管理工具的帮助下完成。

流程管理可以延长流程寿命

成长中的初创公司通常认为投资业务流程管理系统是不必要的。他们经常将失败归咎于没有抓紧时间或没有预算组建更大的团队,而真正的原因是放弃了映射良好的业务流程及其在流程寿命方面的好处。HappyFox提供了一个有效的方法BPM功能套件由数字化转型驱动,简化您的流程,实现最大的业务产出。

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