一个业务流程管理System是一种工具，可以通过过程的识别、建模、监视和优化来实现过程映射。一个有效的BPMS可以帮助您成功地优化您的流程以获得最大的效率，而一个次优的系统将成为使用的折磨，并不能交付业务流程管理的好处．
在一个混乱的市场中，选择正确的BPM系统或软件是令人生畏的。从理解软件中应该出现的关键特性开始。
1.可视化工作流建模
流程流的直观可视化表示是BPM系统应该具有的最重要的功能之一。业务用户需要在工作流引擎中捕获和设计流程的流。有一些工具需要编码来实现该过程。编码模型听起来像是可以让您完全控制流程流，但这是不必要的。可视化或图形化的工作流特性使您能够快速地设计流程并使其运行起来。您的用户不需要非常熟练地使用该工具，因为如果不得不使用的话，它会成为额外的负担。
2.受控用户访问
在多用户环境中，对敏感信息的受控访问是至关重要的。您使用的文档、数据和表单是机密的，您的BPM软件应该具有确保访问受到限制和控制的功能。它类似于谷歌文档中的编辑、只读或隐藏选项，但要高级得多。在提供对一组用户或团队的访问时，有几个用例。您可能希望将表单中的某些字段限制为特定用户甚至特定场合。业务流程管理软件允许您处理所有访问组合，并让您完全控制谁访问敏感信息。
3.轻松的变更管理
即使使用最好的业务流程管理系统，有时也会出现错误。您必须具备快速对情况做出反应并纠正过程进程的特性。或者有时，您可能只需要管理流程中的变更。你不能每次都依赖技术专家。您的管理员或高级用户应该能够自己管理这些情况。
4.软件集成能力
不能与核心软件或重要的外部软件集成的业务流程管理解决方案是无用的。如果没有像CRM、API、webhook和RPA这样的集成功能，您的BPM系统将无法将构成流程的一系列活动排列在一起。此外，如果您自行手动提供数据，那么从您实现的流程自动化中基本上得不到任何好处。BPMS应该允许基本的软件集成方法来维护过程框架的互联性。
5.企业框架建模
适应大型用户群的能力是BPMS必须具备的特性。企业框架建模使您能够保持流程管理的效率，无论您管理的是10个用户还是1000个用户。如果一个BPM工具在面对大量用户时表现不同，那么它就会在某个时候陷入困境，可能是在你成长的时候。确保您的业务流程管理工具不受组织规模变化的影响，并能够无缝地简化和自动化新流程。
6.数据集成、捕获和利用
没有数据的过程只是一堆指导方针。您的工作流管理需要不断提供流经每个阶段的数字化数据，以便产生所需的结果。您需要易于使用的、自定义的可视化表单来获取或描述数据，这些数据将在触发特定业务规则时充实框架。每一个过程都是整体的一部分BPM生命周期因此它们是相互关联的。BPMS应该在整个流程、团队、工具和部门之间无缝连接数据流。这里的数据利用指的是对最终结果数据的处理，以获得重要的业务见解。这些见解将帮助您无缝地衡量现有流程性能和理想的业务目标。
7.简单直观的用户体验
拥有一个强大的BPM软件将帮助您的团队实现最佳的流程效率，但它也应该是用户友好的，让他们在这样做的时候不会筋疲力尽。即使是最强大的技术也是为了让用户的工作更容易而构建的。您应该寻找一种BPM套件，它通过低代码模型和可视化工作流引擎为最终用户提供体验。团队应该能够在服务台代理的帮助下构建和运行他们自己的流程。
8.跨部门协作
业务活动不能在孤岛中运行，因为它们需要上下文协作和数据共享。要连接每个流程的末端并提供完全的透明性，您所能做的最好的事情就是在工作发生的地方支持协作。从文档共享到审批管理要进行发行管理，应促进涉众和最终业务流程之间的协作。您的团队将自动收到通知，当他们的输入被调用，并迅速协作。
9.手机反应
流程管理的灵活性意味着您的处理工具不局限于单个用户界面。您的团队希望BPM解决方案能够随时为他们提供支持。将他们与笔记本或电脑捆绑在一起的解决方案在特别精通技术的用户环境中不会受到欢迎。您应该为您的团队寻找一个移动兼容性特性，以提高可访问性和流程改进。现代BPM解决方案套件充满了高端数字转换、机器人流程自动化和集成功能。利用这些技术来补充您的BPM系统。
10.独特的案例管理
包含项目管理或临时/非经常性案例管理的方法无疑是增强BPMS能力的最佳特性。在进程管理中异常并不少见。您将始终处理与您为其创建工作流的常规流程不同的流程。您的BPM系统应该能够快速适应典型BPM用例结构不够的情况。
11.实时报告和KPI评估
从流程监视中收集到的见解可以帮助您做出有影响力的业务决策。理想的BPM系统应该能够在流程生命周期的每个重要步骤上交付实时报告。报告为您提供了流程的完整可见性，以确定瓶颈、低效率和需要改进的领域。
业务流程管理指南
在选择BPM系统之前，了解什么是BPM, BPM生命周期是什么样子的，以及为什么应该投资实现BPM。阅读更多．
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